Фізична безпека даних, безпека мережі, а також безпека комп’ютерних систем і файлів запобігає несанкціонованому доступу або небажаним змінам даних, розголошенню або знищенню даних. Регулярне резервне копіювання є невід’ємною частиною управління даними. Втраті даних можна запобігти, зберігаючи резервні копії. При цьому бажано дотримуватися правила 3-2-1: треба мати принаймні 3 копії даних, що зберігаються на 2 різних носіях даних, причому принаймні 1 копія знаходиться в іншому місці чи будівлі, ніж інші копії.

Ви можете створювати резервні копії даних на персональному комп’ютері, зовнішніх жорстких дисках або на серверах факультету чи університету. Програмне забезпечення, яке автоматично створює резервні копії, може значно спростити цей процес.

Дані необхідно надійно знищити, коли вони більше не потрібні, оскільки просте видалення файлів і переформатування жорсткого диска не завадить відновленню даних.

Архів даних Великобританії містить додаткові вказівки щодо зберігання, резервного копіювання та безпеки даних.

Один із способів оцінити ваші практики обміну даними – запитати, чи вони легкодоступні для повторного використання відповідно до принципів FAIR, що описують найкращі методи обміну даними: 

• забезпечення відшукуваності, легкого пошуку наявних даних, тобто доступності для виявлення за допомогою метаданих (Findable);
• надання доступу до дослідницьких даних (Accessible);
• інтероперабельність, тобто сумісність для спільного використання (Interoperable);

• багаторазове використання завдяки наявності ліцензій (Reusable).

Щоб спростити пошук і використання даних, ваші дані мають бути добре організовані, позначені та супроводжуватися достатньою документацією, крім того, рекомендуємо дотримуватися практичних порад під час обміну даними:

• Створіть файл Readme.txt для спільних даних;
• Використовуйте відповідне сховище даних;
• Отримайте DOI для своїх даних (доступні в репозитаріях як частина депозиту);
• Додайте заяву про доступність даних у свої публікації та DOI своїх даних;
• Застосуйте ліцензію до своїх даних. Деякі спонсори рекомендують спеціальні ліцензії. 

Дослідники повинні врегулювати протиріччя між вимогами конфіденційності та необхідністю архівування та публікації даних. Прикладом конфіденційної інформації є персональна інформація:  розкриття расового або етнічного походження, політичних поглядів, релігійних чи ідеологічних переконань, членства в профспілці, генетичних чи біометричних даних (використовуються для однозначної ідентифікації фізичної особи), дані про здоров’я, сексуальну приналежність або сексуальну орієнтацію тощо. Більшістю конфіденційних  даних досліджень можна етично поділитися за допомогою поєднання інформованої згоди, анонімізації та контролю доступу до даних. 

Перегляньте поради UK Data Service щодо форм згоди на поширення даних. Як правило, документування письмової згоди включає інформаційний лист і форму згоди, яка підписується учасником.  

Інформаційний лист повинен охоплювати такі теми:

• Мета дослідження;
• Що саме передбачає участь;
• Переваги та ризики участі;
• Процедури вилучення;
• Використання даних під час дослідження, поширення, зберігання, публікації та архівування;
• Деталі дослідження: джерело фінансування, організація-спонсор, назва проєкту, контактні дані дослідників, як подати скаргу.

Форма згоди має бути написана простою мовою, має містити пункти:

• Учасник прочитав і зрозумів інформацію про проєкт;
• Учасникам надається можливість поставити запитання;
• Учасник добровільно погоджується на участь у проєкті;
• Учасник розуміє, що може відмовитися в будь-який час без пояснення причин і без штрафних санкцій;
• Як буде захищена конфіденційність, наприклад, чи будуть використовуватися справжні імена або псевдоніми (з дозволу), як дані будуть анонімізовані тощо.
• Як інформація буде використана в публікаціях, наприклад цитати;
• Окремі умови згоди на передачу даних, які містять особисту інформацію, наприклад текст, аудіозаписи, відео чи зображення;
• Підписи та дати підпису для учасника та дослідника.

Якщо ви отримали інформовану згоду, ви можете ділитися своїми даними в сховищах із обмеженим доступом. 

Анонімізація персональних даних – спосіб позбавлення від зайвих персональних даних. Тобто дані обробляються інструментами з відкритим кодом у спосіб, що унеможливлює ідентифікацію конкретної особи. Немає єдиної методики анонімізації, придатної для всіх типів даних.

Шаблон плану анонімізації FSD

Псевдонімізовані дані (коли інформаційні поля, що ідентифікують особу, в записі даних замінюються одним або кількома штучними ідентифікаторами) можуть бути відновлені до початкового стану з додаванням інформації, яка в подальшому уможливлює повторну ідентифікацію осіб, тоді як анонімізовані дані ніколи не можуть бути відновлені до початкового стану. Анонімізація – це незворотній процес. 

Контроль доступу вважається заходом безпеки. Іноді вам може знадобитися заборонити на короткий період часу іншим особам доступ до ваших даних дослідження, перш ніж вони стануть загальнодоступними; це можна зробити, застосувавши ембарго. Зазвичай ембарго використовується для отримання відповідних патентів та/або інших прав інтелектуальної власності та підготовки наукових публікацій на їх основі. Після його закінчення стає можливою публікація даних дослідження. Багато донорів схвалять короткі ембарго, але важливо перевірити  політику ваших донорів.

Правильне цитування даних, які ви використовуєте, та отримання визнання, коли інші цитують ваші власні дані, є важливою частиною академічної успішності.

Існують 5 основних елементів, які зазвичай включають у посилання на набір даних, з додатковими елементами, які додаються за потреби:

• Автор(и) – можуть бути окремі особи або організації;
• Назва;
• Рік публікації, коли було випущено набір даних (може відрізнятися від дати доступу);
• Видавець – центр обробки даних, архів або репозитарій;
• Ідентифікатор – унікальний публічний ідентифікатор (наприклад, ARK або DOI).

Приклад:

Denhard, Michael (2009). dphase_mpeps: MicroPEPS LAF-Ensemble run by DWD for the MAP D-PHASE project. World Data Center for Climate (WDCC) at DKRZ. https://doi.org/10.1594/WDCC/dphase_mpeps

У найпростішому випадку базових елементів достатньо, але якщо ви хочете процитувати динамічний набір даних або підмножину більшого набору даних, можуть знадобитися додаткові елементи:

• Версія набору даних, проаналізована в цитованому документі;
• Дата доступу, коли дані були доступні для аналізу в статті цитування;
• Підмножина аналізованого набору даних (наприклад, діапазон дат або номерів записів, список змінних);
• Перевірка того, що набір даних або піднабір, до якого отримує доступ читач, ідентичний тому, який проаналізував автор (наприклад, контрольна сума);
• Розташування набору даних в мережі Інтернет потрібне, якщо ідентифікатор не є “активним” (можна конвертувати у вебадресу).

Набір даних має бути цитований у списку посилань статті, а не лише неоформально в тексті. Створити цитату можна за допомогою онлайн-інструмента цитування DOI Citation Formatter – укажіть DOI пакету даних, який необхідно процитувати, оберіть необхідний  стиль цитування, мову і країну та згенеруйте посилання.